Про затвердження Інструкції

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

НОВООДЕСЬКОГО МІСЬКОГО ГОЛОВИ

 11 квітня 2023 року                м. Нова Одеса № 42

Про   затвердження    Інструкції   про   порядок 

ведення     обліку,    зберігання,    використання 

і знищення  документів та  інших матеріальних 

носіїв    інформації,     що    містять    службову 

інформацію    з    мобілізаційних      питань    та 

позначаються     відміткою     «Літер   «М»,    у 

виконавчих органах Новоодеської міської ради

Відповідно до відповідно до ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016  № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», розпорядження голови міської ради від 11.04.2023 № №41 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Новоодеській міській раді», з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М»:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у виконавчих органах Новоодеської міської ради (далі - Інструкція), що додається. 

2. Заступникам міського голови Журбі І.М. та Злій С.Л., керуючому справами виконавчого комітету Чубуку Г.П., керівникам виконавчих органів міської ради: 

1) вжити заходів щодо опрацювання Інструкції та забезпечення її неухильного виконання посадовими особами місцевого самоврядування;  

2) керівникам підприємств, установ, організацій комунальної власності Новоодеської міської ради забезпечити її неухильне виконання. 

3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на заступника міського голови Журбу І.М.

Міський голова                                                                                                                    Олександр ПОЛЯКОВ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

11 квітня 2023 року  № 42

ІНСТРУКЦІЯ

 про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М»,

у виконавчих органах Новоодеської міської ради

 Загальні положення

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у виконавчих органах Новоодеської міської ради (далі – Інструкція) підготовлена відповідно до ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016  № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», розпорядження голови міської ради від 11.04.2023 № №41 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Новоодеській міській раді», з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М».

1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

1.1. Облік, формування справ, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у Новоодеській міській раді проводяться сектором юридичного відділу Новоодеської міської ради (далі - мобілізаційний підрозділ).

В інших виконавчих органах Новоодеської міської ради, що мають статус юридичної особи, організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, покладається на відповідальну особу, яка визначена розпорядчим документом керівника виконавчого органу міської ради.

1.2. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у мобілізаційному підрозділі (відповідальною особою) здійснюється в такій послідовності:

- вносяться доповнення до Положення про мобілізаційний підрозділ та посадову інструкцію відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М»;

- вносяться доповнення до номенклатури справ мобілізаційного підрозділу з урахуванням вимог Інструкції щодо обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М» за зразком, що додається (додаток 1);

- за поданням керівників виконавчих органів міської ради складається список працівників, які допускаються до роботи з документами з мобілізаційних питань, який затверджується Новоодеським міським головою;

- виготовляються у встановленому порядку необхідні для обліку документів з відміткою «Літер «М» печатки і штампи, а саме:

печатка мастична «Для пакетів»;

штамп для вхідних документів;

штамп «Інв. № ______»;

штамп «Підлягає поверненню»;

печатка металева (для опечатування сейфа (або шафи металевої), в якому зберігаються документи з відміткою «Літер «М»;

- оформлюються та ведуться книги та журнали обліку документів з відміткою «Літер «М» за встановленими формами;

- за актом приймання-передачі приймаються від служби діловодства  всі наявні документи з мобілізаційних питань за поточний рік і оформлені справи за попередні роки (за наявності) та здійснюється їх облік за новими заведеними  журналами обліку; 

- книги та журнали обліку документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» за попередні роки до мобілізаційного підрозділу не передаються.

2. Приймання та реєстрація документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

2.1. Приймання документів, конвертів (пакувань), що містять службову інформацію з відміткою «Літер «М», здійснює служба діловодства, яка, не розкриваючи конверти, передає їх до мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи під розписку в журналі обліку конвертів (пакувань) служби діловодства із зазначенням дати їх отримання (додаток 2).

2.2. Мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою за відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеного на конверті (пакуванні), документ не реєструється. У такому випадку складається акт за формою (додаток 3) у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий – зберігається у мобілізаційному підрозділі або у відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів  з відміткою «Літер «М».

2.3. Реєстрація вхідних документів з відміткою «Літер «М» здійснюється в журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» (додаток 4). Під час реєстрації вхідного документа у правому нижньому куті першого аркуша від руки або за допомогою штампа відповідальною особою проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи  – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години й хвилини) одержання документа.

На документах «Для службового користування» з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М», у кінці реєстраційного індексу – «ДСК».

          2.4. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа та індексу за номенклатурою справ, що застосовується в установі, наприклад:

 № М – 1/06-12 ДСК від 01.01.2023

(де «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 1 – порядковий номер вхідного документа; 06-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; ДСК – гриф обмеження доступу до документа; 01.01.2023 – дата реєстрації документа) 

          Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: 

до № М-1/06-12 ДСК від 01.01.2023 

          На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

2.5. У деяких випадках документи з мобілізаційних питань або додатки до таких документів недоцільно долучати до справ (книжки, брошури, видання тощо), вони беруться на інвентарний номер згідно з журналом обліку та розподілу видань з грифом  «Для службового користування» «Літер «М» (додаток 6) з відміткою про це на відповідних супровідних листах та в журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» (додаток 4 або 5).             

2.6. Облік електронних носіїв інформації, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться у журналі обліку електронних носіїв інформації за формою (додаток 7). При цьому на супровідному аркуші на вільному полі або звороті обов’язково зазначається номер реєстрації електронного носія інформації у зазначеному журналі, дата та підпис особи, що здійснила реєстрацію електронного носія інформації. Супровідний аркуш реєструється у журналі (додаток 4) як звичайний вхідний документ. На електронному носії інформації зазначається номер вхідного документа, до якого додатком додається електронний носій інформації.

2.7. Етапи проходження документів з відміткою «Літер «М» через виконавців (передачі документів виконавцям для їх відпрацювання) повинні обов’язково відображатися у журналах реєстрації. 

3. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань. 

3.1. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів  з відміткою «Літер «М» здійснюється у журналі за формою, що наведена у додатку 5.

У зв’язку з невеликим документообігом рекомендується нумерацію вихідних та внутрішніх документів здійснювати у журналі обліку послідовно без розподілу його на розділи «Вихідні документи» та «Внутрішні документи» .

3.2. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

3.3. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності, наприклад: 

від 01.01.2023 № М/11-12/1 ДСК

(де: 01.01.2023 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 11-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; 1 – порядковий номер вихідного (внутрішнього) документа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа) 

3.4. Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього на паперових носіях присвоюється власний реєстраційний індекс, наприклад:  

від 01.01.2023 № М-2 ДСК  

(де: 01.01.2023 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 2 – порядковий номер внутрішнього документа, який надсилається як додаток до супровідного листа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа)              

3.5. Кожний додаток обов’язково вноситься до супровідного аркуша зі своїм реєстраційним індексом.

4. Розробка і друкування документів що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

4.1. Присвоєння документу грифа «Для службового користування»  «Літер «М» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ відповідно до Переліку службової інформації, якій надається гриф обмеження доступу» Для службового користування» у виконавчих органах Новоодеської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови.

4.2. Розробка і друкування документів з мобілізаційних питань проводиться за допомогою електронно-обчислювальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляється гриф «Для службового користування» «Літер «М» та номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2 

4.3. Якщо до вихідного супровідного листа додаються додатки, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад: 

 «Додатки: 

1. Довідка про виконання заходів із запровадження нових видів продукції від  01.01.2023 № М-2 ДСК на 5 арк., прим. № _____;
2. Пояснювальна записка щодо виконання заходів із запровадження нових видів продукції від 01.01.2023 № М-3 ДСК
   на 1 арк. прим. № _____».

4.4. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище індексних відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2

Додаток до розпорядження «назва установи»

___ _________ 20______ р. № __________ 

4.5. У разі, якщо службова інформація міститься тільки у додатку до супровідного листа, то на супровідному листі під грифом «Для службового користування» ставиться позначка (без додатка – відкрита інформація), наприклад:                                       

 Для службового користування

 (без додатка – відкрита інформація)

 Літер «М»

 Прим. № 2 

4.6. Якщо електронно – обчислювальна техніка не відповідає вимогам законодавства по захищеності інформації, то документи «Для службового користування»  «Літер «М» друкуються на друкарській машинці повністю або частково. 

4.7. У разі друкування частини тексту документа на друкарській машинці, то у правому верхньому куті першої сторінки документа після грифа «Для службового користування» додається текст  » (по заповненню)», наприклад: 

Для службового користування

 (по заповненню)

Літер «М»

Прим. № 2

4.8. Установа, яка є розробником документа з грифом «Для службового користування» «Літер «М», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження, копіювання документа в інших установах, наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає 

4.9. Гриф обмеження доступу до документа надається згідно з Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, затвердженим розпорядженням міського голови. 

4.10. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається, у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад: 

Надруковано два примірники

Прим. № 1 – Волинська облдержадміністрація

Прим. № 2 – до справи № 12-11 ДСК ГМР

Пункт 1.1.8 переліку відомостей

АРМ інвентарний № 12345727

4.11. У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад: 

Надруковано вісім примірників

Прим. № 1-7 – за списком на розсилку

Прим. № 8 – до справи № 12-11 ДСК ГМР

Пункт 1.1.8 переліку відомостей

АРМ інвентарний № 12345727

4.12. На кожному примірнику вихідного документа та додатків до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад: Іванов 37 37 47 або Іванов Федір Петрович  37 37 47. 

5. Надсилання документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

5.1. Надсилання вихідних документів у Новоодеській міській раді та її виконавчих органах покладається на службу діловодства (загальний відділ).

5.2. Мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа передає по реєстру видачі кореспонденції або розносній книзі до служби діловодства зареєстрований вихідний документ на відправку, в якому представником служби діловодства робиться відмітка про прийняття даного документа (підпис, прізвище, дата).

5.3. У журналі реєстрації вихідних документів мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи (у разі відсутності такого підрозділу в установі) в графі 10 проставляється номер реєстру.

5.4. Надсилання документів з відміткою «Літер «М» іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку або наручним.

5.5. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань за допомогою підрозділів фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинні відповідати вимогам нормативно – правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

5.6. Якщо доставка кореспонденції з мобілізаційних питань до відповідної установи відбувається нарочним, то передача документа, оформлених конвертів (пакувань) здійснюється за допомогою реєстру на видачу кореспонденції з грифом «Для службового користування» «Літер «М», або по розносній книзі, де робиться відмітка про прийняття документа (підпис, прізвище, дата і ставиться печатка установи, яка отримала документ). Форми реєстру видачі кореспонденції та розносної книги надаються у додатку 8.

6. Формування виконаних документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань,у справи

6.1. Виконані документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань групуються у справи  згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань зазначеної справи.

6.2. До номенклатури справ включаються всі справи та журнали реєстрації і обліку документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М».

6.3. У разі, коли в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування»
«Літер «М». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів. Дана справа формується із вхідних документів, що надійшли до установи та вихідних документів, які установа розробила.

6.4. Якщо в установі створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, їх доцільно формувати в окремі справи за видами.

6.5. Документи мобілізаційного плану зберігаються в окремих папках, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати. Робочі папки опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

6.6. Документи з організації територіальної оборони зберігаються окремо від документів стосовно мобілізаційних питань. 

7. Зберігання та користування документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

7.1. Документи та справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань з дати їх створення або надходження зберігаються за місцем формування справ (мобілізаційний підрозділ) у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях. Шафи, сейфи, службові приміщення повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

7.2. Документи з грифом «Для службового користування» «Літер «М» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, який необхідний для виконання завдання, за умови дотримання виконавцями вимог  зберігання документів.

7.3. Не дозволяється виносити за межі установи документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності їх узгодження, підписані в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника установи, в якому такий документ, або його проєкт підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт, або упакований таким чином, що виключає можливість його прочитання.

7.4. Особі, яка відряджена до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування» «Літер «М». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

7.5. В окремих випадках, у разі термінового позапланового відрядження, керівник установи або його заступник ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу установи резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

7.6. Робота з документами з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

7.7. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, що зберігаються у мобілізаційному підрозділі установи, видаються у тимчасове користування працівникам на підставі замовлення (додаток 9), резолюції керівника установи або затвердженого керівником установи списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

7.8. Справи та видання з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» видаються у тимчасове користування і приймаються під особистий підпис  у журналі за формою, що наведена у додатку 10.

7.9. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки (за відповідними повноваженнями), документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, їх копії (згідно з дотриманням вимог чинного законодавства щодо зняття копій)  і витяги з них за письмовим дозволом (резолюцією керівника установи, або заступника) можуть видаватися працівникам інших установ.

На виготовлених копіях необхідних документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформлюються на відповідному бланку.

7.10. Копії та витяги з них засвідчуються мобілізаційним підрозділом установи, наприклад: 

Згідно з оригіналом

Начальник відділу мобілізаційної роботи

Підпис                            О.О.Іванов

11 січня 2020 року         

7.11. Після ознайомлення з документами «Для службового користування» з мобілізаційних питань на зворотньому боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

7.12. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення. 

8. Перегляд документів, що містять службову інформацію

 з мобілізаційних питань

8.1. Наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» з відміткою
«Літер «М» проводиться комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування»  не рідше ніж один раз на рік після завершення ділового року та формування справ, або постійно діючою комісією з питань роботи із службовою інформацією шляхом доповнення до її Положення (завдань) щодо проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» (рішення про покладання таких завдань на комісію з питань роботи із службовою інформацією приймається керівником установи).

8.2. Склад комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» »Літер «М» та строк проведення перевірки визначаються відповідним розпорядчим документом керівника установи.

До складу комісії залучаються лише особи, які за списком допущені до роботи з документами мобілізаційного характеру.

8.3. Результати перевірки наявності документів оформлюються актом (додаток 11).

8.4. Якщо за результатами перевірки виявлено факт втрати документа, то мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа  інформує у письмовій формі про такий факт керівника установи та установу, від якої цей документ отримано.

8.5. Факт втрати документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією або за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.

Зазначені комісії мають право отримувати від працівників письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребовувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

8.6. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

8.7. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії, та подається керівнику установи на затвердження. За наявності обґрунтованих обставин відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника установи не більш як на один місяць.

8.8. Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

8.9. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установи, а також наводиться перелік втрачених документів.

8.10. Відмітка про втрату документа вноситься мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

8.11.Перегляд документів, справ з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться експертною комісією по роботі з документами з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань Новоодеської міської ради (далі – ЕК «М»), склад якої затверджується розпорядженням міського голови, з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

8.12. Рішення ЕК «М» оформлюється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або продовження строку обмеження доступу.

8.13. Про скасування грифа письмово повідомляються всі установи, яким направлявся такий документ.

8.14. На обкладинках справ, документах гриф «Для службового користування» «Літер «М» погашається працівником мобілізаційного підрозділу або відповідальною особою шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначається нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури і опису справ.

9. Підготовка справ з мобілізаційних питань до архівного зберігання  та знищення документів і справ з мобілізаційних питань

9.1. Для організації і проведення експертизи цінності документів та справ з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань в установі утворюється постійно діюча експертна комісія. Склад комісії затверджується розпорядчим документом та повинен мати не менше трьох членів.

Експертиза цінності документів, справ, видань з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться щороку після проведення перевірки наявності документів.

9.2. Відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою
«Літер «М» подається на розгляд постійно діючої експертної комісії документи та справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань для проведення експертизи цінності. Експертиза цінності документів здійснюється шляхом відбору документів, які надійшли до установи за минулий діловий рік на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання, а також знищення документів і справ, які втратили цінність у зв’язку із закінчення терміну зберігання.

9.3. Відбір документів для постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання здійснюється на підставі діючої в установі номенклатури справ, шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється здійснювати відбір документів для подальшого зберігання або для знищення на підставі заголовків справ.

9.4. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

9.5. Результати роботи постійно діючої експертної комісії оформлюються протоколом (додаток 13), що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи.

У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери справ за діючою в установі номенклатурою справ, яким надано постійний, тривалий строк зберігання або відібрано для знищення.

9.6. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності документи, справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань за минулі роки, строк зберігання яких закінчився, оформляються актом про вилучення для знищення документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань (додаток 12).

Акт підписується членами постійно діючої експертної комісії та затверджується керівником установи, після чого експертна комісія має право знищити документи шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб, який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

9.7. Після знищення документів відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, в облікових формах здійснюється відмітка «Документи знищено. Акт від ____ _____ 20___ р. № ______ «.

9.8. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань після проведення експертизи цінності документів повинні мати опис документів. У кінці справи відповідальною особою на окремому аркуші здійснюється засвідчувальний надпис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису. Після засвідчувального напису відповідальна особа ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою               «Для пакетів».

9.9. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою та оправляються у тверду обкладинку. Такі справи вважаються закритими.

9.10. Закриті справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань беруться на інвентарний облік у журналі обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»  «Літер «М».           

____________________________________________

Додаток 1 

до Інструкції

ЗРАЗОК

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Сектору юридичного відділу Новоодеської міської ради

(назва)

на  _______   рік

Примітки: 1. Зміст номенклатури справ та назва справ визначаються з урахуванням документообігу та завдань, що покладаються на відділ, відповідальну особу.

2. Номенклатура розробляється та затверджується на підставі розпорядчих документів з   питань організації діловодства в органах місцевого самоврядування.

 Додаток 2

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
«Для службового користування «

Примітка: Журнал ведеться відділом організаційно кадрової роботи та контролю міської ради.

_____________________

 Додаток 3

до Інструкції

Найменування установи

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (пакування)
від ____ _________ 20_____ р. № ______

Цей акт складений _________________________________________________________

(найменування посади керівника служби діловодства установи)

____________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ___________________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

________________________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого _________

_______________________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _______________________________________________________

                                            (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

_______________________________________________________________________________,

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

________________________________________________________________________________

 (назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)

________________________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)

________________________________________________________________________________

Додаток 4

до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування « Літер «М»

Примітка:            У кінці ділового року журнал закривається. У даному журналі робиться запис про кількість документів, які надійшли за  поточний  діловий  рік. Зазначена   кількість документів розписується:

                               - до яких справ підшито відпрацьовані документи - (кількість);

                               - перереєструються у наступному році у зв’язку з продовженням терміну виконання документа -  (кількість);

                               - повернуто до установи (назва установи), яка надсилала документ - (кількість);

                               - відібрано для знищення  - (кількість).

     Додаток 5

до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування « Літер «М»

Примітка:           У кінці ділового року журнал закривається.  У даному журналі робиться запис про кількість зареєстрованих вихідних та внутрішніх  документів протягом поточного ділового року, до яких справ зазначені документи  підшито, їх кількість.

Додаток 6

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування «  Літер «М»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 7

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 Додаток 8

до Інструкції

Найменування установи

 Р Е Є С Т Р №______

на видачу (відправлення) кореспонденції з грифом

«Для службового користування» «Літер «М»

«____» _______________   20     р.

РОЗНОСНА КНИГА
на видачу кореспонденції з грифом

 Для службового користування» «Літер «М»

 ізаційних      питань    та 

позначаються     відміткою     «Літер   «М»,    у 

виконавчих органах Новоодеської міської ради

Відповідно до відповідно до ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016  № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», розпорядження голови міської ради від 11.04.2023 № №41 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Новоодеській міській раді», з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М»:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у виконавчих органах Новоодеської міської ради (далі - Інструкція), що додається. 

2. Заступникам міського голови Журбі І.М. та Злій С.Л., керуючому справами виконавчого комітету Чубуку Г.П., керівникам виконавчих органів міської ради: 

1) вжити заходів щодо опрацювання Інструкції та забезпечення її неухильного виконання посадовими особами місцевого самоврядування;  

2) керівникам підприємств, установ, організацій комунальної власності Новоодеської міської ради забезпечити її неухильне виконання. 

3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на заступника міського голови Журбу І.М.

Міський голова                     Олександр ПОЛЯКОВ

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження міського голови

11 квітня 2023 року  № 42

ІНСТРУКЦІЯ

 про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М»,

у виконавчих органах Новоодеської міської ради

 Загальні положення

Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у виконавчих органах Новоодеської міської ради (далі – Інструкція) підготовлена відповідно до ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування», постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016  № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», розпорядження голови міської ради від 11.04.2023 № №41 «Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Новоодеській міській раді», з метою єдиного підходу до порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М».

1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

1.1. Облік, формування справ, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у Новоодеській міській раді проводяться сектором юридичного відділу Новоодеської міської ради (далі - мобілізаційний підрозділ).

В інших виконавчих органах Новоодеської міської ради, що мають статус юридичної особи, організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, покладається на відповідальну особу, яка визначена розпорядчим документом керівника виконавчого органу міської ради.

1.2. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань та позначаються відміткою «Літер «М», у мобілізаційному підрозділі (відповідальною особою) здійснюється в такій послідовності:

- вносяться доповнення до Положення про мобілізаційний підрозділ та посадову інструкцію відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М»;

- вносяться доповнення до номенклатури справ мобілізаційного підрозділу з урахуванням вимог Інструкції щодо обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою «Літер «М» за зразком, що додається (додаток 1);

- за поданням керівників виконавчих органів міської ради складається список працівників, які допускаються до роботи з документами з мобілізаційних питань, який затверджується Новоодеським міським головою;

- виготовляються у встановленому порядку необхідні для обліку документів з відміткою «Літер «М» печатки і штампи, а саме:

печатка мастична «Для пакетів»;

штамп для вхідних документів;

штамп «Інв. № ______»;

штамп «Підлягає поверненню»;

печатка металева (для опечатування сейфа (або шафи металевої), в якому зберігаються документи з відміткою «Літер «М»;

- оформлюються та ведуться книги та журнали обліку документів з відміткою «Літер «М» за встановленими формами;

- за актом приймання-передачі приймаються від служби діловодства  всі наявні документи з мобілізаційних питань за поточний рік і оформлені справи за попередні роки (за наявності) та здійснюється їх облік за новими заведеними  журналами обліку; 

- книги та журнали обліку документів з грифом «Для службового користування» з відміткою «Літер «М» за попередні роки до мобілізаційного підрозділу не передаються.

2. Приймання та реєстрація документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

2.1. Приймання документів, конвертів (пакувань), що містять службову інформацію з відміткою «Літер «М», здійснює служба діловодства, яка, не розкриваючи конверти, передає їх до мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи під розписку в журналі обліку конвертів (пакувань) служби діловодства із зазначенням дати їх отримання (додаток 2).

2.2. Мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою за відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (пакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеного на конверті (пакуванні), документ не реєструється. У такому випадку складається акт за формою (додаток 3) у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий – зберігається у мобілізаційному підрозділі або у відповідальної особи, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів  з відміткою «Літер «М».

2.3. Реєстрація вхідних документів з відміткою «Літер «М» здійснюється в журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» (додаток 4). Під час реєстрації вхідного документа у правому нижньому куті першого аркуша від руки або за допомогою штампа відповідальною особою проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи  – одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання – години й хвилини) одержання документа.

На документах «Для службового користування» з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка «М», у кінці реєстраційного індексу – «ДСК».

          2.4. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа та індексу за номенклатурою справ, що застосовується в установі, наприклад:

 № М – 1/06-12 ДСК від 01.01.2023

(де «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 1 – порядковий номер вхідного документа; 06-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; ДСК – гриф обмеження доступу до документа; 01.01.2023 – дата реєстрації документа) 

          Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: 

до № М-1/06-12 ДСК від 01.01.2023 

          На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

2.5. У деяких випадках документи з мобілізаційних питань або додатки до таких документів недоцільно долучати до справ (книжки, брошури, видання тощо), вони беруться на інвентарний номер згідно з журналом обліку та розподілу видань з грифом  «Для службового користування» «Літер «М» (додаток 6) з відміткою про це на відповідних супровідних листах та в журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» (додаток 4 або 5).             

2.6. Облік електронних носіїв інформації, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться у журналі обліку електронних носіїв інформації за формою (додаток 7). При цьому на супровідному аркуші на вільному полі або звороті обов’язково зазначається номер реєстрації електронного носія інформації у зазначеному журналі, дата та підпис особи, що здійснила реєстрацію електронного носія інформації. Супровідний аркуш реєструється у журналі (додаток 4) як звичайний вхідний документ. На електронному носії інформації зазначається номер вхідного документа, до якого додатком додається електронний носій інформації.

2.7. Етапи проходження документів з відміткою «Літер «М» через виконавців (передачі документів виконавцям для їх відпрацювання) повинні обов’язково відображатися у журналах реєстрації. 

3. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань. 

3.1. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів  з відміткою «Літер «М» здійснюється у журналі за формою, що наведена у додатку 5.

У зв’язку з невеликим документообігом рекомендується нумерацію вихідних та внутрішніх документів здійснювати у журналі обліку послідовно без розподілу його на розділи «Вихідні документи» та «Внутрішні документи» .

3.2. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

3.3. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності, наприклад: 

від 01.01.2023 № М/11-12/1 ДСК

(де: 01.01.2023 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 11-12 – номенклатурний номер справи, до якої буде розміщений документ; 1 – порядковий номер вихідного (внутрішнього) документа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа) 

3.4. Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього на паперових носіях присвоюється власний реєстраційний індекс, наприклад:  

від 01.01.2023 № М-2 ДСК  

(де: 01.01.2023 – дата реєстрації документа; «М» - відмітка про відношення документа до носія інформації мобілізаційного характеру; 2 – порядковий номер внутрішнього документа, який надсилається як додаток до супровідного листа; ДСК – гриф обмеження доступу до документа)              

3.5. Кожний додаток обов’язково вноситься до супровідного аркуша зі своїм реєстраційним індексом.

4. Розробка і друкування документів що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

4.1. Присвоєння документу грифа «Для службового користування»  «Літер «М» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ відповідно до Переліку службової інформації, якій надається гриф обмеження доступу» Для службового користування» у виконавчих органах Новоодеської міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови.

4.2. Розробка і друкування документів з мобілізаційних питань проводиться за допомогою електронно-обчислювальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляється гриф «Для службового користування» «Літер «М» та номер примірника, наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2 

4.3. Якщо до вихідного супровідного листа додаються додатки, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад: 

 «Додатки: 

1. Довідка про виконання заходів із запровадження нових видів продукції від  01.01.2023 № М-2 ДСК на 5 арк., прим. № _____;
2. Пояснювальна записка щодо виконання заходів із запровадження нових видів продукції від 01.01.2023 № М-3 ДСК
   на 1 арк. прим. № _____».

4.4. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище індексних відміток проставляється гриф «Для службового користування», наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2

Додаток до розпорядження «назва установи»

___ _________ 20______ р. № __________ 

4.5. У разі, якщо службова інформація міститься тільки у додатку до супровідного листа, то на супровідному листі під грифом «Для службового користування» ставиться позначка (без додатка – відкрита інформація), наприклад:                                       

 Для службового користування

 (без додатка – відкрита інформація)

 Літер «М»

 Прим. № 2 

4.6. Якщо електронно – обчислювальна техніка не відповідає вимогам законодавства по захищеності інформації, то документи «Для службового користування»  «Літер «М» друкуються на друкарській машинці повністю або частково. 

4.7. У разі друкування частини тексту документа на друкарській машинці, то у правому верхньому куті першої сторінки документа після грифа «Для службового користування» додається текст  » (по заповненню)», наприклад: 

Для службового користування

 (по заповненню)

Літер «М»

Прим. № 2

4.8. Установа, яка є розробником документа з грифом «Для службового користування» «Літер «М», може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження, копіювання документа в інших установах, наприклад:

Для службового користування

Літер «М»

Прим. № 2

Копіюванню не підлягає 

4.9. Гриф обмеження доступу до документа надається згідно з Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, затвердженим розпорядженням міського голови. 

4.10. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається, у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи, згідно з яким інформацію віднесено до службової, назва та обліковий номер електронного носія або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад: 

Надруковано два примірники

Прим. № 1 – Волинська облдержадміністрація

Прим. № 2 – до справи № 12-11 ДСК ГМР

Пункт 1.1.8 переліку відомостей

АРМ інвентарний № 12345727

4.11. У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам, складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад: 

Надруковано вісім примірників

Прим. № 1-7 – за списком на розсилку

Прим. № 8 – до справи № 12-11 ДСК ГМР

Пункт 1.1.8 переліку відомостей

АРМ інвентарний № 12345727

4.12. На кожному примірнику вихідного документа та додатків до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад: Іванов 37 37 47 або Іванов Федір Петрович  37 37 47. 

5. Надсилання документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

5.1. Надсилання вихідних документів у Новоодеській міській раді та її виконавчих органах покладається на службу діловодства (загальний відділ).

5.2. Мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа передає по реєстру видачі кореспонденції або розносній книзі до служби діловодства зареєстрований вихідний документ на відправку, в якому представником служби діловодства робиться відмітка про прийняття даного документа (підпис, прізвище, дата).

5.3. У журналі реєстрації вихідних документів мобілізаційного підрозділу або відповідальної особи (у разі відсутності такого підрозділу в установі) в графі 10 проставляється номер реєстру.

5.4. Надсилання документів з відміткою «Літер «М» іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням, підрозділами фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку або наручним.

5.5. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань за допомогою підрозділів фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (пакувань) повинні відповідати вимогам нормативно – правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

5.6. Якщо доставка кореспонденції з мобілізаційних питань до відповідної установи відбувається нарочним, то передача документа, оформлених конвертів (пакувань) здійснюється за допомогою реєстру на видачу кореспонденції з грифом «Для службового користування» «Літер «М», або по розносній книзі, де робиться відмітка про прийняття документа (підпис, прізвище, дата і ставиться печатка установи, яка отримала документ). Форми реєстру видачі кореспонденції та розносної книги надаються у додатку 8.

6. Формування виконаних документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань,у справи

6.1. Виконані документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань групуються у справи  згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань зазначеної справи.

6.2. До номенклатури справ включаються всі справи та журнали реєстрації і обліку документів з грифом «Для службового користування»  «Літер «М».

6.3. У разі, коли в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування»
«Літер «М». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка «ЕК», яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів. Дана справа формується із вхідних документів, що надійшли до установи та вихідних документів, які установа розробила.

6.4. Якщо в установі створюється понад 50 документів на рік з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, їх доцільно формувати в окремі справи за видами.

6.5. Документи мобілізаційного плану зберігаються в окремих папках, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати. Робочі папки опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

6.6. Документи з організації територіальної оборони зберігаються окремо від документів стосовно мобілізаційних питань. 

7. Зберігання та користування документів, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань

7.1. Документи та справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань з дати їх створення або надходження зберігаються за місцем формування справ (мобілізаційний підрозділ) у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях. Шафи, сейфи, службові приміщення повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

7.2. Документи з грифом «Для службового користування» «Літер «М» можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, який необхідний для виконання завдання, за умови дотримання виконавцями вимог  зберігання документів.

7.3. Не дозволяється виносити за межі установи документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності їх узгодження, підписані в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника установи, в якому такий документ, або його проєкт підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт, або упакований таким чином, що виключає можливість його прочитання.

7.4. Особі, яка відряджена до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом «Для службового користування» «Літер «М». У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

7.5. В окремих випадках, у разі термінового позапланового відрядження, керівник установи або його заступник ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу установи резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

7.6. Робота з документами з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

7.7. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, що зберігаються у мобілізаційному підрозділі установи, видаються у тимчасове користування працівникам на підставі замовлення (додаток 9), резолюції керівника установи або затвердженого керівником установи списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

7.8. Справи та видання з грифом «Для службового користування»  «Літер «М» видаються у тимчасове користування і приймаються під особистий підпис  у журналі за формою, що наведена у додатку 10.

7.9. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки (за відповідними повноваженнями), документи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань, їх копії (згідно з дотриманням вимог чинного законодавства щодо зняття копій)  і витяги з них за письмовим дозволом (резолюцією керівника установи, або заступника) можуть видаватися працівникам інших установ.

На виготовлених копіях необхідних документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Витяги з документів оформлюються на відповідному бланку.

7.10. Копії та витяги з них засвідчуються мобілізаційним підрозділом установи, наприклад: 

Згідно з оригіналом

Начальник відділу мобілізаційної роботи

Підпис                            О.О.Іванов

11 січня 2020 року         

7.11. Після ознайомлення з документами «Для службового користування» з мобілізаційних питань на зворотньому боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

7.12. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення. 

8. Перегляд документів, що містять службову інформацію

 з мобілізаційних питань

8.1. Наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» з відміткою
«Літер «М» проводиться комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування»  не рідше ніж один раз на рік після завершення ділового року та формування справ, або постійно діючою комісією з питань роботи із службовою інформацією шляхом доповнення до її Положення (завдань) щодо проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» (рішення про покладання таких завдань на комісію з питань роботи із службовою інформацією приймається керівником установи).

8.2. Склад комісії з питань проведення перевірки наявності документів з грифом «Для службового користування» »Літер «М» та строк проведення перевірки визначаються відповідним розпорядчим документом керівника установи.

До складу комісії залучаються лише особи, які за списком допущені до роботи з документами мобілізаційного характеру.

8.3. Результати перевірки наявності документів оформлюються актом (додаток 11).

8.4. Якщо за результатами перевірки виявлено факт втрати документа, то мобілізаційний підрозділ або відповідальна особа  інформує у письмовій формі про такий факт керівника установи та установу, від якої цей документ отримано.

8.5. Факт втрати документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією або за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.

Зазначені комісії мають право отримувати від працівників письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребовувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

8.6. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

8.7. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії, та подається керівнику установи на затвердження. За наявності обґрунтованих обставин відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника установи не більш як на один місяць.

8.8. Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

8.9. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установи, а також наводиться перелік втрачених документів.

8.10. Відмітка про втрату документа вноситься мобілізаційним підрозділом або відповідальною особою до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

8.11.Перегляд документів, справ з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться експертною комісією по роботі з документами з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань Новоодеської міської ради (далі – ЕК «М»), склад якої затверджується розпорядженням міського голови, з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа «Для службового користування» здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

8.12. Рішення ЕК «М» оформлюється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування» або продовження строку обмеження доступу.

8.13. Про скасування грифа письмово повідомляються всі установи, яким направлявся такий документ.

8.14. На обкладинках справ, документах гриф «Для службового користування» «Літер «М» погашається працівником мобілізаційного підрозділу або відповідальною особою шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначається нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури і опису справ.

9. Підготовка справ з мобілізаційних питань до архівного зберігання  та знищення документів і справ з мобілізаційних питань

9.1. Для організації і проведення експертизи цінності документів та справ з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань в установі утворюється постійно діюча експертна комісія. Склад комісії затверджується розпорядчим документом та повинен мати не менше трьох членів.

Експертиза цінності документів, справ, видань з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань проводиться щороку після проведення перевірки наявності документів.

9.2. Відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, формування справ, зберігання та використання документів з відміткою
«Літер «М» подається на розгляд постійно діючої експертної комісії документи та справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань для проведення експертизи цінності. Експертиза цінності документів здійснюється шляхом відбору документів, які надійшли до установи за минулий діловий рік на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання, а також знищення документів і справ, які втратили цінність у зв’язку із закінчення терміну зберігання.

9.3. Відбір документів для постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання здійснюється на підставі діючої в установі номенклатури справ, шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється здійснювати відбір документів для подальшого зберігання або для знищення на підставі заголовків справ.

9.4. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

9.5. Результати роботи постійно діючої експертної комісії оформлюються протоколом (додаток 13), що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи.

У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери справ за діючою в установі номенклатурою справ, яким надано постійний, тривалий строк зберігання або відібрано для знищення.

9.6. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності документи, справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань за минулі роки, строк зберігання яких закінчився, оформляються актом про вилучення для знищення документів з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань (додаток 12).

Акт підписується членами постійно діючої експертної комісії та затверджується керівником установи, після чого експертна комісія має право знищити документи шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб, який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

9.7. Після знищення документів відповідальною особою, на яку покладені обов’язки обліку, в облікових формах здійснюється відмітка «Документи знищено. Акт від ____ _____ 20___ р. № ______ «.

9.8. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань після проведення експертизи цінності документів повинні мати опис документів. У кінці справи відповідальною особою на окремому аркуші здійснюється засвідчувальний надпис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису. Після засвідчувального напису відповідальна особа ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою               «Для пакетів».

9.9. Справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою та оправляються у тверду обкладинку. Такі справи вважаються закритими.

9.10. Закриті справи з грифом «Для службового користування» з мобілізаційних питань беруться на інвентарний облік у журналі обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування»  «Літер «М».           

____________________________________________

Додаток 1 

до Інструкції

ЗРАЗОК

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Сектору юридичного відділу Новоодеської міської ради

(назва)

на  _______   рік

Примітки: 1. Зміст номенклатури справ та назва справ визначаються з урахуванням документообігу та завдань, що покладаються на відділ, відповідальну особу.

2. Номенклатура розробляється та затверджується на підставі розпорядчих документів з   питань організації діловодства в органах місцевого самоврядування.

 Додаток 2

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (пакувань) з грифом
«Для службового користування «

Примітка: Журнал ведеться відділом організаційно кадрової роботи та контролю міської ради.

_____________________

 Додаток 3

до Інструкції

Найменування установи

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (пакування)
від ____ _________ 20_____ р. № ______

Цей акт складений _________________________________________________________

(найменування посади керівника служби діловодства установи)

____________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ___________________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

________________________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (пакування), надісланого _________

_______________________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _______________________________________________________

                                            (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

_______________________________________________________________________________,

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (пакування)

________________________________________________________________________________

 (назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакуваннях)

________________________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)

________________________________________________________________________________

Додаток 4

до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
«Для службового користування « Літер «М»

Примітка:            У кінці ділового року журнал закривається. У даному журналі робиться запис про кількість документів, які надійшли за  поточний  діловий  рік. Зазначена   кількість документів розписується:

                               - до яких справ підшито відпрацьовані документи - (кількість);

                               - перереєструються у наступному році у зв’язку з продовженням терміну виконання документа -  (кількість);

                               - повернуто до установи (назва установи), яка надсилала документ - (кількість);

                               - відібрано для знищення  - (кількість).

     Додаток 5

до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
«Для службового користування « Літер «М»

Примітка:           У кінці ділового року журнал закривається.  У даному журналі робиться запис про кількість зареєстрованих вихідних та внутрішніх  документів протягом поточного ділового року, до яких справ зазначені документи  підшито, їх кількість.

Додаток 6

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом «Для службового користування «  Літер «М»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 7

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

 Додаток 8

до Інструкції

Найменування установи

 Р Е Є С Т Р №______

на видачу (відправлення) кореспонденції з грифом

«Для службового користування» «Літер «М»

«____» _______________   20     р.

РОЗНОСНА КНИГА
на видачу кореспонденції з грифом

 Для службового користування» «Літер «М»

Додаток 9

до Інструкції

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

__________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу,

__________________________________ який зберігає справи з грифом «Для службового користування «)

__________    ______________________________                                                  (підпис)                    (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом
«Для службового користування « з позначкою «Літер «М»

____________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом «Для службового користування «)

___ ____________ 20___ р.

Додаток 10

до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
«Для службового користування « з позначкою «Літер «М»*

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 11

до Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

_________  ____________________

 (підпис)       (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом 

«Для службового користування» та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі _______________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

____________________________________ від ___ ________20_______ р. № ___

комісією у складі: ______________________________________________________

                                                              (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)____________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування « та організації роботи з ними.

За результатами проведення перевірки встановлено:

1. Усього за описами (номенклатури справ, журналів реєстрації) _________________________________________________________________.

(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні _______________________________________________________
                             (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні ___________________________________________________________.

2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатури справ, журналів реєстрації), __________________

___________________________________________________________________

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _______________________________________________________________________________________________________________________________________

 Додаток 12

до Інструкції

АКТ

на вилучення та знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

з грифом «Для службового користування» Літер «М»

від ___ _______ 20____ р. № ______

____________________________________________________________________

(місце складення)

               Комісією у складі: голови комісії __________________________ та членів комісії_______________________________________________________________

____________________________________________________________________,

що призначена розпорядженням міського голови  від _______________ 20______ №______ на підставі номенклатури справ, журналів обліку службових документів сектору юридичного відділу Новоодеської міської ради документи, які містять службову інформацію та яким надається гриф обмеженого доступу «Для службового користування» Літер «М», відібрано для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення (найменування підрозділу)  і не підлягають зберіганню.

Разом ___________________________справ (документів) за __________ роки

(цифрами і літерами)

Усього підлягає знищенню _________________ справ  за __________ роки, знищенню _________________ документів за __________ роки.

Голова комісії          ____________________                               ____________________

(підпис)                                                   (ініціали та прізвище)

Члени комісії: ____________________                                        ____________________

(підпис)                                                   (ініціали та прізвище)

   Відмітки про знищення документів в облікових журналах зроблено:

Завідуючий сектором юридичного відділу

Новоодеської міської ради                           __________                     _________________

                                                                            (підпис)                       (ініціали та прізвище)

  Додаток 13

до Інструкції

ЗРАЗОК

Протокол  №__

засідання постійно діючої  експертної комісії щодо відбору та знищення документів  з грифом  «Для службового користування» з мобілізаційних питань, що втратили наукову, історико-культурну і практичну цінність в ___________________________________

12.01.2023                                                                                 м. Нова Одеса

14-00                                                                                          к.12

У засіданні комісії взяли участь:

Голова комісії: _________________ - ____________________________;

Члени комісії:  ________________   - __________________________________;

                          ________________   - __________________________________;

                          ________________   - __________________________________;

Порядок денний:

1. Посторінковий перегляд справи 12-07 ДСК «Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань» за 2022 рік.

Доповідач:  спеціаліст сектору юридичного відділу Новоодеської міської ради.

2. Проведення експертизи наукової, історико-культурної і практичної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування» «Літер «М» за _________ роки.

Доповідач: завідуючий сектором юридичного відділу Новоодеської міської ради.

  СЛУХАЛИ:

      З першого питання слухали спеціаліста сектору юридичного відділу Новоодеської міської ради про посторінковий  перегляд справи 12-07 ДСК «Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань» за 2022 рік _______________. Звернули увагу на необхідність вилучення зі справи 12-07 ДСК у зв’язку з продовженням терміну виконання документи:  від 20.02.2015                 № М/7/12-07 дск та від 21.04.2015 № М/17/12-07дск. ________ запропонувала перереєструвати зазначені  документи у 2022 році за новими вхідними номерами у журналі обліку вхідних документів з грифом «Для службового користування» «Літер «М» та перенести знов зареєстровані документи до аналогічної справи за 2022 рік.

З другого питання слухали завідуючого сектором юридичного відділу Новоодеської міської ради стосовно проведення експертизи наукової, історико - культурної і практичної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування « «Літер «М» за _____________ роки.

ВИРІШИЛИ:

1. Зі справи 12-07 ДСК «Листування з установами, організаціями, підприємствами з мобілізаційних питань» за 2015 рік  вилучити  документи: від  20.02.2015  № М/7/12-07дск,  від 21.04.2015 №М/17/12-07дск та перереєструвати їх у 2016 році у журналі обліку вхідних документів з грифом «Для службового користування» «Літер «М»у зв’язку з продовженням терміну виконання документа та перенести знов зареєстровані документи до аналогічної справи за 2022 рік.
2. Керуючись термінами зберігання документальних матеріалів з грифом  «Для службового користування» «Літер «М» знищити документи і справи за ___________ роки, які втратили наукову, історико-культурну і практичну цінність.

Рішення комісії оформити актом про знищення документів з грифом   «Для службового користування» «Літер «М». В облікових журналах після знищення документів зробити  відповідні відмітки.

Голова комісії:      ______________                                    ___________________

                                       (підпис)                                               (ініціали та прізвище)

Секретар комісії:   _______________                                   ___________________

                                       (підпис)                                             (ініціали та прізвище)

 __________________________________________________________________